>

Email Management Tips in Gmail

Email Management Tips in Gmail
computershala.com

आप सभी Gmail का उपयोग करते है और इस पर Email manage करना भी बहुत बड़ा काम है आप Email manage करने में अपने घंटो लगाते है और आपका काफी समय इसे manage करने में निकल जाता है। आज हम आपको बताएगे कुछ आसान से तरीके जिससे आप अपने email को manage कर सके (Email Management Tips in Gmail).

Email को manage करने से आप अपने द्वारा भेजे गए और प्राप्त किए गए messages की quality और quantity को systematic control कर सकते है।

Also Read: Private Browsing Kya Hai Aur Kaise Ki Jati Hai

Effective Email Management Tips in Gmail

1. Allocate a specific time for email every day | हर दिन ईमेल के लिए एक स्पेसिफिक टाइम अलोकेट करे

यदि आप email को पूरे दिन open रहने देते है so इसका मतलब है कि notifications, alerts, और beeps आपके काम में बाधा डालते है।

Email फ़ोन कॉल की तरह नही है but यह कही अधिक तनाव पैदा कर सकता है। आप अक्सर पुरे दिन इसके बारे में चिंता करते है। इस समस्या का हल करने के लिए आप email को एक fixed time allocate कर सकते है।

2. Hit Delete button | डिलीट बटन दबाए

Delete button को hit करने से आपके inbox में रखे unattended emails को delete कर देगा। जिस message की आपको आवश्यकता नही है उसे delete कर दे। जिनकी आपको आवश्यकता है उन्हें archive में रखे क्योकि Gmail पर messages delete होने के बाद trash में 30 दिनों तक रहते है after that ये permanently delete हो जाते है और इन्हें recover नही किया जा सकता है।

3. Use Labels, folders, and categories | लेबल, फोल्डर और केटेगरिस का उपयोग करे

एक organized inbox बनाने की लिए email को prioritize, group, filter और categories में sort करे। जितना अच्छे से आप sort करेगे उतना आसान आपको महत्वपूर्ण और specific email को पता लगाना होगा। आप बेहतर अनुभव के लिए parent categories और subcategories भी बना सकते है।

  • Firstly, अपना gmail open करे फिर inbox पर जाए।
  • left sidebar menu पर More पर click करे then, Categories पर जाए।
  • Lastly, Create new label पर click करे और इसका नाम enter करे।

हर label एक folder होता है और आप इसे ऐसा नाम दे जिससे इसे search करे तो ये आपको आसानी से मिल जाए। आप इसे अलग-अलग color भी दे सकते है।

4. Unsubscribe or “mass unsubscribe” | अनसब्सक्राइब या “मास अनसब्सक्राइब

कई बार आप गलती से promotional email subscription पर tick करते है तो आपके पास promotional emails आ जाते है जिनकी आपको जरुरत नही होती है। आप केवल उन्ही email को subscribe करे जिन्हें आप वास्तव में अपने inbox में देखना चाहते है। इसके अलावा (Email Management Tips in Gmail) जब आप नियमित रूप से same subscription को archive या delete करते है तो subscription देखे जिन्हें unsubscribe करने का समय आ गया है।

Clean Email एक ऐसा tool है जो आपको सभी unwanted newsletters से unsubscribe करने में मदद करता है। इसका unsubscriber feature आपके सभी subscription को एक ही जगह पर दिखाता है जिससे उन newsletters को choose करना आसान हो जाता है जिन्हें आप प्राप्त नही करना चाहते है। आप newsletter को opt out कर सकते है या Read Later folder में भेज सकते है इसका मतलब है कि इन email को अपने inbox में नही देख पाएगे but जब भी जरुरत होगी तब अलग folder से उन्हें आसानी से देख सकते है।

Clean email की service एक subscription model के साथ आती है और 1000 emails तक की cleaning के लिए free trial है। ये आपकी personal information को private रखता है।

5. Set up filters to send emails where they belong | ईमेल भेजने के लिए फ़िल्टर सेट अप करे जहाँ से वे सम्बन्धित है

ये filters इस बात का ध्यान रखते है कि आप किसी भी आने वाले email के साथ manually क्या करना चाहते है For example: आप इसे किसी folder में भेजते है या इसे trash में dump करते है। Gmail पर filter setup करना बहुत आसान है।

  • Firstly, अपना inbox open करे और search box के right में icon पर click करे।
  • After that, senders, receivers, subject, keywords, attachment and chat details आदि Enter करे।
  • Lastly, Create filter पर click करे।

6. Use multiple inboxes | मल्टीप्ल इन्बोक्सेस का उपयोग करे (Email Management Tips in Gmail)

आप अपने primary inbox के साथ sections, email types, clients या topics के अनुसार इसके अंदर mini inboxes बना सकते है। यह उन सैकड़ो emails को व्यवस्थित करने का अच्छा तरीका है जो आपके main inbox में हफ्तों, महीनों और वर्षो से अव्यवस्थित ढंग से जमा है।

  • Firstly, ऊपर right corner पर primary Gmail inbox पर click करे।
  • Secondly, Dropdown में Settings select करे।
  • Labs पर click करे और search bar multiple inbox को search करे then changes को save करे।
  • Lastly, फिर से Settings पर जाए और आपको right में एक new tab दिखाई देगी इसका नाम Multiple Inboxes है। इस पर click करे और details fill करे।

7. Convert your group email accounts into shared inboxes | आपके ग्रुप ईमेल अकाउंट को शेयर्ड इन्बोक्सेस में बदले

Group email पर messages एक के बाद एक popup होते रहते है ये messages group में किसी के लिए भी जरुरी हो सकते है। ऐसा हो सकता है कि केवल दो व्यक्ति के लिए email पर काम के हो but group के सभी लोगो को इसे पढना होगा।

आपकी team के workflow की निगरानी करने के लिए ऐसे email को व्यवस्थित करने का एक तरीका होना चाहिए। एक email collaboration tool का उपयोग करे जो ऐसी समस्याओ का समाधान करे।

For example: Hiver आपको सीधे अपने Gmail inbox से shared inboxes जैसे support, sales या info को manage करने देता है।

8. Apply the 80/20 Rule | 80/20 नियम लागू करे

यह नियम बताता है कि किसी भी स्थिति में 80% प्रभाव 20% कारणों से आते है। Email को effectively manage करने के लिए आपको केवल 20% inputs पर ध्यान देना होगा, जिससे 80% results मिले। इसका मतलब है कि आपको 20% emails पर ध्यान देने की जरुरत है जिससे आपको high value मिल सके। ये top clients के emails, recent project emails हो सकते है जो आपको सफलता के काम, बोलने के अवसर, कार्यशालाओ के निमंत्रण आदि प्राप्त करने में मदद करेगे।

इसमें newsletters भी शामिल हो सकते है जिनको आप subscribe करते है जो आपको personally और professionally बढ़ने में मदद करते है। बाकी के 80% emails महतवपूर्ण नही है।

20% emails वो emails है जिन पर उत्तर देने की आवश्यकता है और 80 % के लिए, उत्तर देने के लिए कुछ समय दे या उन्हें बेहतर ढंग से manage करने के लिए हमने यहाँ कुछ सुझाव दिए है उनका पालन करे।

9. Pause your inbox | आपके इनबॉक्स को पॉज करे (Email Management Tips in Gmail)

आपके पास कई emails है और उन्हें देखने का आपके पास समय नही है So आप उन्हें कब भेजते या प्राप्त करते है इस पर control कर सकते है।

Boomerang एक ऐसा tool है जो एक personal secretary के जैसे काम करता है और आपको याद दिलाता है कि क्या आप किसी से जबाब नही सुनते है। ये आपको अपने inbox से उन messages को निकलता है जिनकी आपको आवश्यकता नही होती है।

आप अपने inbox को जब तक चाहे और किसी भी source से email प्राप्त करने से रोक सकते है। Boomerang कई अन्य सुविधाए भी देता है for example: email schedule करना, auto-responses set करना या email को तब तक छिपाना जब तक आप उन्हें देखना नही चाहते है।

10. Touch it once | एक बार टच करे

यह एक सिद्धांत है जो तुरंत निर्णय लेने पर निर्भर करता है इसे Only Handle It Once (OHIO) method के नाम से भी जाना जाता है। इसके अनुसार आप एक ही email को बार-बार देखने में अपना समय बर्बाद न करे। आप इसे एक बार देखे और जो भी करना है करे after that इसे बंद करे और आगे बढे।

आपको यह सिद्धांत आसन लग सकता है but email के लिए इसका पालन करना थोडा कठिन हो सकता है। क्योकि email का जबाब देना आप अक्सर टालते है।

11. Flag emails that need ‘more’ attention | ऐसे ईमेल फ्लैग करे जिन पर ज्यादा ध्यान देने की जरुरत है

आपके पास ऐसे emails होगे जिनके लिए आपको पढने का समय लगेगा। ऐसे email के लिए आपके पास तुरंत समय नही है उन्हें flag करे और जब भी सप्ताह में एक बार आपके पास समय हो then उनके पास वापस आए।

Email को starring करना आपको याद दिलाएगा कि आपको किसी ऐसे email पर वापस जाने की आवश्यकता है जिस पर आपका ध्यान चाहिए। आप emails को इस तरह से sort कर सकते है कि वे सबसे ऊपर दिखाई दे। आप email को unread भी mark कर सकते है ताकि आप उन email का जबाब दे सके।

12. Disable social media email notifications | सोशल मीडिया ईमेल नोटिफिकेसन डिसएबल करे

यदि आप social media platform से email प्राप्त करते है तो आपके inbox में बहुत सारे email आ जाते है जिनकी आपको आवश्यकता नही है So, आप अपने account में log in करे और सभी email notifications को deactivate करे। यह हर महीने आपके inbox के हजारो emails से आपको छुटकारा दिलाएगा। आपको किसी अन्य प्रकार की email app notifications के लिए भी ऐसा ही करना है।

13. Set up default replies | डिफ़ॉल्ट रिप्लाइस सेट अप करे

आप कई बार एक ही message को बार-बार type करते है So आप समान message के लिए templates बना सकते है।

आपके द्वारा भेजे जाने वाले replies के प्रकार के आधार पर विभिन्न categories बनाए और आप इसे विभिन्न replies के अनुसार customize कर सकते है। यह आपको बहुत समय बचाने में मदद करेगा।

14. Deal with group emails right away | ग्रुप ईमेल से तुरंत निपटे (Email Management Tips in Gmail)

यदि आपको group emails में tag किया गया है (For example: वो सभी email जो आपको आपकी कंपनी के inbox में मिलते है) तो अपने work या विद्यालय में इसे किसी specific folder में assign करने के लिए एक filter बनाये।

ये email आमतौर पर बहुत महतवपूर्ण नही होते है और इसलिए यह main inbox में दिखाई न दे। इन email को आप अंत में check करे।

15. Schedule a time to clean your inbox | अपने ईमेल को क्लीन करने का समय निर्धारित करे

सप्ताह के दौरान आपका email inbox बहुत सारे email से भरा हो सकता है। इसलिए अपने inbox को clean करने के लिए हर दिन कुछ मिनटों का समय निकाले।

यदि आप किसी विशेष समय को निर्धारित नही करते है so clean करने में अक्सर देरी हो जाती है। आप इसके लिए calendar reminder set कर सकते है जिससे आप एक निर्धारित समय पर inbox clean कर सके।

16. Invest in tools | टूल्स में निवेश करे

आपको हम कुछ ऐसे tools के बारे में बतायेगे जो आपको email को manage करने में मदद करेगे। इन tools में invest करना फायदेमंद है।

Sortd

Gmail users के लिए Sortd बहुत अच्छा tool है। यह आपके कई काम आता है for example sales, team work आदि। सबसे अच्छी बात यह है कि यह आपके gmail inbox से ही काम करता है। Sortd आपके email को track करने में मदद करता है। शुरुआत में आप इसे free में भी उपयोग कर सकते है।

Email Analytics

यह आपके email को manage करने के लिए आवश्यक tool है। यह आपकी email activity की कल्पना करता है और आपको यह दिखाता है कि आप हर दिन कितने email भेजते और प्राप्त करते है, आपके top senders और recipients कौन है , और यह बताता है कि आप average email का कितनी जल्दी जबाव देते है।

Streak

यदि आप अपना Gmail manage करना चाहते है तो Streak एक बेहतरीन tool है। इसमें कई features है जैसे thread splitter, send later, mail merge, view tracking आदि जो आपके बहुत काम के है।

17. Use keyboard shortcuts | कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करे

Gmail Keyboard shortcut आपको productive बने रहने में मदद करते है। शुरुआत में इन shortcuts को याद रखना कठिन हो सकता है but धीरे-धीरे ये आदत में आ जाएगे। keyboard shortcut का उपयोग करने से पहले इसे ON करे और नीचे दी गई steps को follow करे:-

  • Firstly, Gmail के ऊपर right corner पर settings पर click करे।
  • After that, General tab पर click करे।
  • Lastly, Keyboard shortcut को turn on करे और save button पर click करे।

18. Use more than one email account | एक से ज्यादा ईमेल अकाउंट का उपयोग करे

आपके personal email आपके work email को अव्यवस्थित करते है और महत्वपूर्ण email को search करना मुश्किल बनाते है।

इसलिए आप कम महत्व के इन सभी emails के लिए एक अलग email address का उपयोग करे। आप इसका दो तरह से उपयोग कर सकते है- (Email Management Tips in Gmail)एक अलग email बनाकर या अपने current account का उपयोग करके एक alias address बनाकर कर सकते है।

19. Turn off notifications | नोटिफिकेशन टर्न ऑफ करे

आपके browse, mobile या email client पर email notifications को बंद करके रखे because notification आपके काम में बाधा डालते है जब एक बार आप इन्हें देखने लगते है तो आपके 15-20 मिनट का समय ख़राब हो सकता है।

20. Take action immediately | तुरंत एक्शन ले

Email पर quick actions करने में वास्तव में आपको inbox को control करने में मदद मिल सकती है। आप ज्यादा विचार न करे और अपने काम को पूरा करे। आपको email का जवाब देना हो, email forward करना हो या delete करना हो आपको जल्द से जल्द action लेना होगा क्योकि action जितनी तेज होगी उतना अच्छा होगा।

21. Follow the 1-minute rule | 1-मिनट नियम का पालन करे

यदि किसी email का जबाव देने में एक मिनट का समय लगता है so email का जबाव तुरंत दे। यदि आप email को छोड़ देते है तो आपको लगातार याद दिलाया जाता है की आपको reply देने की आवश्यकता है जिससे कि आपका समय खराब होता है इसलिए आपको 1-मिनट नियम का पालन करने की जरुरत है।

22. Avoid over-subscribing to newsletters or updates | न्यूज़लेटरस या अपडेट को अधिक सब्सक्राइब करने से बचे

आपको लगता है कि newsletters subscribe करना उपयोगी हो सकता है और आप इसे पढेगे but आपके subscribe किए गए ज्यादातर newsletters बिना पढ़े ही रह जाते है। इसलिए newsletters को subscribe करने से पहले दो बार सोचे।

किसी भी tool के लिए sign up करते समय आप से कई बार पूछा जाता है कि आप update के बारे में notification लेना चाहते है तब आपको इसके लिए दिए गए box को uncheck करना है। सभी tool आपकी अनुमति नही मांगते है, इसलिए ऐसे tool को आपको manually unsubscribe करना होगा।

Also Read: Android Clear Cache | एंड्राइड मोबाइल की स्पीड कैसे बढ़ाए


So Friends आपने जाना कि Email management tips क्या है और इनका उपयोग कैसे करे।

Computershala App Download
www.computershala.com

उम्मीद करते है आपको यह पोस्ट अच्छी लगी होगी अगर यह पोस्ट आपके लिए useful रही हो।

यदि आपको इससे अपनी problem का solution मिला So please हमारे पेज को subscribe जरुर करे।

Similarly, आप हमारे निचे दी गयी लिंक से Instagram पर follow, YouTube channel को subscribe, Facebook page को like और Telegram channel को join भी कर सकते है जिससे की आपको ऐसी ही अन्य useful पोस्ट की जानकारी तुरंत मिल सके।

FollowSubscribeLikeJoin
InstagramYouTubeFacebookTelegram

However, यदि आपको किसी तरह की query या अन्य कोई computer & technology सम्बंधित प्रश्न हो So, आप comment section or Mail ID computershala@gmail.com में पूछ सकते है। हम आपकी help करने की पूरी कोशिश करेंगे।

In the last, आप नीचे scroll करके You may also like में जाकर ऐसी ही अन्य उपयोगी पोस्ट देख सकते है, आशा है आप उन्हें भी बहुत पसंद करेगे।..

Also Visit –:

  1. नारी सौन्दर्य, नारी स्वास्थ्य के लिए जरुर पढ़े – Naarichhabi.com
  2. New Jobs Alert के लिए क्लिक करे

You may also like...

2 Responses

  1. April 8, 2022

    […] Also Read : Email Management Tips in Gmail […]

  2. April 21, 2022

    […] Also Read : Email Management Tips in Gmail […]